جلسه آغاز پروژه یا Kick Off Meeting (KOM) یک مایلستون حیاتی و مهم در دوره عمر پروژه می باشد. این مایلستون در انتهای فاز برنامه ریزی Planning و ابتدای فاز اجرا Executing قرار دارد.
هدف از برگزاری این جلسه تشریخ اهداف پروژه و ارتباط آنها با اجرای پروژه ، کسب توافق و تفاهم بین اعضای تیم جهت اجرای پروژه و رسیدن به اهداف و تشریخ وظایف و مسئولیتها و نقشهای هر یک از ذینفعان پروژه می باشد.
بسته به نوع و شکل پروژه جلسه KOM در تاریخ های مختلفی از بازه عمر پروژه برگزار می گردد.
پروژه های کوچک:
حالتی است که یک تیم برنامه ریزی و اجرا را برعهده دارد و در همان مقطع انتهای فاز آغازین Initiating و در طول فاز برنامه ریزی Planning این جلسه برگزار می شود.
پروژه های بزرگ:
در این حالت تیم مدیریت پروژه کارهای ابتدایی و آغازین را بر عهده می گیرد و پس از تکمیل فاز و تهیه مستندات مورد نیاز در فاز برنامه ریزی و قبل از شروع اجرا، مابقی اعضای تیم پروژه به جلسه دعوت می شوند و جلسه برگزار می شود.
زمان مناسب جلسه آغاز پروژه
اما زمان واقعی برگزاری این جلسه وقتی است که :
- منشور پروژه مصوب شده باشد
- برنامه پروژه تهیه و قابل ارائه باشد. منظور از برنامه پروژه، برنامه زمانبندی به تنهایی نیست و برنامه پروژه سندی تشریحی و شامل زمانبندی، ریسکها، لیست منابع، ابزارهای اجرایی و نیروهای انسانی مورد نیاز و روش اجرا و …. می باشد
برای برگزاری این جلسه می بایست کارهایی را انجام داد و مدارک و مستنداتی را تولید نمود. مهمترین کار در این زمینه تهیه دستورجلسه و پیش نویس صورتجلسه KOM می باشد.
دستورجلسه آغاز پروژه KOM
دستور این جلسه شامل موارد ذیل می باشد:
-
مدیریت پروژه
- انتخاب و دعوت نفرات ذیصلاح، ذینفع و مرتبط با جلسه
- ارائه برنامه زمانبندی سطح یک و تعیین/ تشریح مایلستون های اصلی پروژه
- روش اندازه گیری پیشرفت
- ریسک های مهم پروژه
- تشریح محدوده پروژه
- تشریح اهداف و اقلام قابل تحویل پروژه
- ارائه چارت سازمانی پروژه و معرفی تیم از سوی طرفین علی الخصوص پیمانکار
- تبیین نقشها و مسئولیتهای طرفین پروژه
- تشریح متدولوژی اجرای پروژه
- معرفی نفرات کلیدی طرفین بصورت رسمی جهت مکاتبات
- ارائه کانال های رسمی ارتباطی طرفین (ایمیل، تلفن، فکس)
- تعیین تکلیف مسایل بیمه و مالیات پروژه (کد بیمه کارگاهی، بیمه های مسئولیت، تمام خطر، مالیات تکلیفی، ارزش افزوده،…)
- سامانه مدیریت پروژه مورد استفاده در پروژه
- تعیین وضعیت مکاتبات پروژه
- تضامین پروژه
- صورت وضعیت های پروژه
- دستگردانی قرارداد و توزیع نسخ امضا شده
- گفتگو در خصوص مدارک پروژه:
- Execution Plan
- HSE Plan
- QC Plan
- دستورالعمل هماهنگی
- دستورالعمل گزارشات
- دستورالعمل اندازه گیری پیشرفت
- دستورالعمل کنترل زمانبندی
- دستورالعمل صورت وضعیت
- ساختار شکست کار
مهندسی
- وضعیت Endorsement مدارک پروژه تحویلی به پیمانکار
- سیستم مدیریت اسناد و دستورالعمل مربوطه
- تعیین POI های مقدماتی برای رفت و برگشت مدارک
- تعیین تعداد نسخ Revision های مجاز مدارک تا انتهای پروژه تا حد امکان
- دستورالعمل کدگذاری و شماره گذاری اسناد
- توالی ارسال مدارک اصلی
- سند MDR و زمانبندی ارسال مدارک مهندسی
- موارد کلان هر دیسیپلین
- لیست MR ها و توالی صدور
- زمانبندی ۳D Model Review
- زمانبندی جلسه HAZOP
- استانداردهای مورد استفاده طراحی و موارد استثنا
تدارکات
- دستورالعمل تدارکات
- الزامات خرید از AVL
- تعیین تکلیف Spare Part
- زمانبندی خرید LLI آیتم
- ضوابط حمل و ترخیص
- ضوابط جلسه PIM
ساخت و نصب
- تجهیز کارگاه
- الزامات حفاظت فیزیکی
- الزامات HSE
الزامات QC - تأمین زیرساخت (اب، برق، تلفن، اینترنت، جاده های دسترسی، انبار، دفاتر کارگاهی، خدمات کارفرمایی، کمپ، …)
- تحویل زمین
- فعالیتهای زودهنگام
- مهندسی کارگاهی/ کنترل اسناد پروژه
- صورتجلسه های کارگاهی
- فصول مشترک
بسته به نوع و تیپ پروژه موارد فوق کم و زیاد می گردد. موارد فوق الذکر مربوط به یک پروژه EPC احداث یک واحد فرآیندی شیمیایی می باشد.
برگزاری جلسه آغاز پروژه
عموما جلسه KOM به دعوت و میزبانی مدیر پروژه صورت می گیرد. اینکه جلسه در دفتر کارفرما برگزار شود و یا دفتر پیمانکار امری انتخابی و به عوامل متعدد بستگی دارد. این عوامل میتواند شامل سطح بالای هماهنگی کارفرما و پیمانکار، فضای اداری در دسترس، تجمیع اطلاعات در کدام سمت، ترافیک و محدودیت پارک ماشین در محل برگزاری جلسه (در شهرهای بزرگ)، و حتی بحث بیماریهای فراگیر باشد.
اثرات همه‌گیری کووید
با بروز بیماری کرونا در سطح جهان، دورکاری و فاصله گذاری اجتماعی عاملی اثرگذار بر تمامی کسب و کارها گردید. پروژه ها نیز به تبع این وضعیت به سمت دورکاری تا حد ممکن و برگزاری جلسات به صورت مجازی روی آورده اند.
در این خصوص عوامل دیگری نیز بر برگزاری جلسات علی الخصوص جلسه KOM اثرگذار است. سرعت اینترنت، پلتفرم و بستر برگزاری جلسه (Sky-room, Skype, Adobe Connect, …) محدودیت اعضای شرکت کننده در هر یک از این پلت فرم ها تاثیر گذار می باشد.
مدیریت زمان جلسه
در برگزاری جلسه حضور یک دبیرجلسه جهت برگزاری و مدیریت زمان جلسه و تخصیص وقت به هر یک از ذینفعان بر اساس دستورجلسه، کنترل موضوعات و جلوگیری از به حاشیه رفتن بحث، نوشتن دستورجلسه و در انتها اخذ امضای حاضرین و ارائه یک نسخه به هریک از حضار جهت مستندسازی مهم می باشد.
تدوین صورتجلسه
یکی از نکات مهم متن صورتجلسه می باشد . در این صورتجلسه برای هر یک از ذینفعان یک وظیفه و یک تاریخ انجام آن تعریف و ثبت می گردد. از مهمترین کارها پس از برگزاری KOM ، پیگیری و کنترل وظایف تخصیص یافته و انجام آن در موعد مقرر و اخذ خروجی (در صورتیکه نیاز به تولید سند / گزارش یا یک محصول میانی باشد) از دینفعان مرتبط می باشد. مدیر پروژه موظف به کنترل این وضعیت از سوی دبیرجلسه KOM می باشد.
پرسش و پاسخ
پرسش:
چه کسانی باید در جلسه آغاز پروژه حضور داشته باشند؟
پاسخ:
اعضای تیم مدیریت پروژه، نمایندگان کارفرما، پیمانکار، زیرپیمانکاران، مشاوران، تأمین کنندگان، مقامات نظارتی و هر کس دیگری که در اجرای پروژه نقش دارد یا تأثیر می گذارد باید در جلسه آغاز پروژه حضور داشته باشند.
پرسش:
چگونه می توان از اثربخشی جلسه آغاز پروژه اطمینان حاصل کرد؟
پاسخ:
برای اطمینان از اثربخشی جلسه آغاز پروژه باید از قبل دستورجلسه را تهیه و به حضار اطلاع داد، در جلسه به بحث های مرتبط با اهداف، محدوده، زمانبندی، بودجه، ریسک ها، نقش ها و مسئولیت های پروژه پرداخت، صورتجلسه را به صورت خلاصه و شفاف تنظیم و به حضار توزیع کرد و پس از جلسه وظایف تعیین شده را پیگیری و کنترل کرد.
پرسش:
چگونه می توان جلسات آغاز پروژه را در شرایط مختلف فرهنگی و زبانی برگزار کرد؟
پاسخ:
برای برگزاری جلسات آغاز پروژه در شرایط مختلف فرهنگی و زبانی باید احترام به تفاوت ها و تنوع ها را رعایت کرد و از استفاده از عبارات یا علائم نامناسب خودداری کرد. همچنین باید از فراهم کردن ترجمان یا ترجمه مکتوب دستورجلسه و صورتجلسه در صورت نیاز اطمینان حاصل کرد و از استفاده از لغات ساده و روشن در بحث ها سعی کرد. در صورت لزوم می توان از روش های تصویری یا نموداری برای انتقال مفاهیم استفاده کرد.
خوب