واقعیت آنست که هر سازمانی چشم انداز و استراتژی خاص خود را (چه مکتوب چه شفاهی) دارد. مدیران ارشد سازمان برای شرکت خود دورنمایی را ترسیم میکنند و به آن سمت می خواهند حرکت کنند.
سازمانهای پروژه محور هم از این قاعده مستثنی نیستند، پارامترهای زمان و هزینه و کیفیت سازمان پروژه محور را محدود به یک چارچوب خاص می کند و باید در بازه زمانی خاص محصول/ خدمت خود را تولید و تحویل دهد و تاخیر یا هزینه تراشی در این مسیر بجز مرگ/ شکست پروژه منجر به مرگ/ شکست سازمان نیز می انجامد.
استراتژی پروژه چیست؟
زمانبندی و بودجه و مشخصات کیفی سنجه ها و پارامترهای تعیین کننده موفقیت پروژه هستند. بمنظور کسب مزایای حاصل از فرصتهای کسب و کار، پروژه ها می بایست فراتر از روال عملیاتی و تاکتیکی عمل نمایند. کسب سهم بازار بیشتر، خطوط تولید موجود، افزایش درآمد، ایجاد رضایتمندی در مشتری، ایجاد بازارهای آتی از مهمترین سنجه های موفقیت پروژه هستند.
پروژه می بایست عنصر فعال در محقق سازی اهداف استراتژیک بمنظور کسب نتایج بهتر، افزایش مزایای رقابتی و ارزش سازمان باشند. استراتژی پروژه بر کسب نتایج استراتژیک مدنظر سازمان از طریق اجرای پروژه متمرکز می گردد. تحقق این امر از طریق اجرای مجموعه ای از فرآیندها و دستورالعملها توسط سازمان در پروژه صورت میگیرد. ماحصل این امر اخذ تصمیمات و اجرای کارها در راستای استراتژی های شرکت، کسب و کار، بازاریابی و عملیات سازمانی می باشد.
مدل‌های استراتژی پروژه
چارچوب ها و مدل های موجود علمی و تجربی بینش لازم را به تیم اجرایی پروژه در خصوص کسب بهترین استراتژی اعطا می نمایند.
در مدل مرسوم سنجش موفقیت پروژه ها ما با محدودیت های سه گانه / سنجه زمان، هزینه و کیفیت بعنوان شاخص های کسب و تحقق موفقیت پروژه ملاک نظردهی می باشد. اما در مدلی که فراتر از پروژه قرار بگیریم.
یک مدل چهاربعدی توسط Aaron J. Shenhar ارائه شده که پارامترهای جدیدی را معرفی می نماید. این مدل در دو بازه کوتاه مدت و بلند مدت به معرفی شاخص ها می پردازد:
- نزدیکترین بازه زمانی بلافاصله پس از تکمیل پروژه می باشد و شاخص ۱ تبلور می یابد. این سنجه بهره وری Efficiency است و تبیین کننده آن است که آیا پروژه بر مبنای زمان و بودجه مصوب خود اتمام یافته است یا خیر. این ها دو سنجه از محدودیت های سه گانه مرسوم هستند.
- پس از یکسال از اتمام پروژه، سنجه دوم “اثر بر مشتری” که شاخص سوم کیفیت از محدودیت های سه گانه را در برمیگیرد تبلور می یابد. این شاخص میزان رضایت مشتری و کیفیت پروژه را اندازه میگیرد
- دو سال پس از اتمام پروژه ، سنجه سوم “اثر بر کسب و کار” که تبیین کننده آثار و نتایج تلاش های پروژه در افزایش درآمد و سود، ایجاد ROI و ROE مثبت می باشد، خود را نشان می دهد.
- در سه تا پنج سال پس از اتمام پروژه، سنجه چهارم “ساختن آینده” که تبیین کننده ان است که آیا پروژه زیرساختی را خلق نموده، صلاحیت ها/ شایستگی های بنیادین و فرصتهای جدید بازار فراهم و یا توسعه خطوط تولید را منجر شده است، تبلور می یابد.
این نگاه جدید در موفقیت پروژه ، راه ما بسمت تعریف استراتژی پروژه را هموارتر خواهد نمود.
استراتژی پروژه در سطوح بالای سازمانی
در سطح بالای سازمان ما استراتژی را داریم. برنامه استراتژیک سازمان منتج این استراتژی است. استراتژی های کسب و کار در دل برنامه کسب و کار تحقق می یابد.
برنامه بازاریابی خروجی استراتژی های بازاریابی است و همین موضوع در خصوص برنامه های عملیاتی نیز صدق می کند.
در تمامی این حوزه ها استراتژی به برنامه منجر می گردد. اما در مورد پروژه چطور؟ ما فقط برنامه پروژه را داریم. استراتژی پروژه در سازمان دیده نمی شود.
تمامی استراتژی ها و برنامه ها در سازمان بر مبنای سلف خود تولید می شوند. تنها استراتژی پروژه است که بر مبنای تاکتیک اجرای فعالیتها، کارها و تکمیل اقلام تحویل دادنی استوار است.
اما برای چه هدفی؟ هدف، تکمیل پروژه در زمان مصوب، برمبنای بودجه مصوب و کیفیت و مشخصات مورد انتظار است که این در دوره کوتاه مدت تعریف می شود.
تفکر درازمدت در داشتن مزیت رقابتی یا ارزش برای شرکت است. استراتژی برای دست یابی به نتایح بهتر و ارتقای ارزش بدست آمده از پروژه الزامی است.
حوزه‌‌های تعریف استراتژی پروژه
استراتژی پروژه در “چشم انداز پروژه، جهت، راهکارهایی در چه کارهایی باید انجام داد، چگونه باید انجام داد، و روش دستیابی به بیشترین مزیت رقابتی و بهترین ارزش از پروژه” تعریف می شود.
استراتژی پروژه مجموعه فراگیر و جامع از راهکارها/ دستورالعملهایی است که باید توسط پروژه در تصمیم سازی ها و انجام اقدامات در طول پروژه بکار گرفته شود و البته می بایست در راستای استراتژی های شرکت، کسب و کار، بازاریابی و عملیاتی باشد.