ریسک پروژه چیست؟

ریسک پروژه یک رویداد نامشخص است که ممکن است در طول یک پروژه رخ دهد یا ندهد.

ریسک پروژه یک فرصت یا تهدید است که خواستگاه های مختلفی داشته و بنا به شرایط میتواند موفقیت پروژه را تقویت، تسریع و کم هزینه تر نماید و یا می تواند به شکست پروژه از طریق تأخیر زمانی محسوس و طولانی یا افزایش سرسام آور هزینه ها و یا ایجاد نارضایتی مشتریان/ ذینفعان بدلایل مختلف از محصول نهایی پروژه شود.

مدیران تیم/پروژه به شدت می بایست مراقب این نوسانات باشند تا نسبت به تقویت موفقیت و تضعیف شکست بتوانند اقداماتی موثر انجام دهند.

تفاوت مفهوم عبارت ریسک و خطر

برخلاف تصور عامیانه و روزمره ما از معنای “ریسک” به معنای صرفا خطر و ضرر، ریسک پروژه می تواند تاثیر منفی یا مثبتی بر پیشرفت به سمت اهداف پروژه داشته باشد. تصور کنید تابستان آینده بسیار گرم و آفتابی است.

• برای تیمی که روی پروژه ای برای راه اندازی یک آب نبات چوبی یخی کار می کند، این احتمالاً یک ریسک با تأثیر مثبت است.
• برای تیمی که اولین دوره مسابقات قهرمانی مجسمه سازی روی یخ تابستانی را سازماندهی می کند، احتمالاً برعکس است.

بنابراین از نگاه برخی از ذینفعان وقوع یک اتقاق می تواند مفید و از نگاه دیگر ذینفعان آن اتفاق مضر باشد.

نقش مدیر پروژه

مدیر پروژه موظف است بسمت اهداف از پیش تعیین شده پروژه که در منشور پروژه مندرج شده حرکت کند لذا ایجاد یک تعادل بین ذینفعان و به نوعی تعادل در مدیریت وقوع و عدم وقوع ریسکها در راه رسیدن به اهداف پروژه نقشه راه تحقق اهداف خواهد بود.

یادمان باشد در پست مربوط به منشور پروژه، به محتویات آن نیز اشاره کردیم. یکی از رئوس مهم منشور لیست ریسک های کلان پروژه بود. مدیر پروژه در همان ابتدا فعالیت شناسایی ریسکها را شروع کرده و به لیستی از این اتفاقاات خوب و بد احتمالی نیز رسیده بود.

نکته مهم اینجاست که این لیست تا انتهای پروژه زنده است و مرتب چاق و لاغر می شود. شرایط پروژه مدام در حال تغییر است و حسب اینکه صبح چک حقوق پرسنل به بانک نرسد و یا عصر چه کسی در مورد پروژه تصمیماتی مفید بگیرد یا ظهر کدامین قانون در نهاد بالادستی مصوب یا ملغی شود، پروژه تحت تأثیر و تنش قرار دارد و این داستانی ادامه دار و بی پایان است.

پس به روزرسانی آن لیست ضمیمه منشور نیز متناسب با این شرایط و اوضاع و احوال امری مداوم و دائمی است.

انواع ریسک در پروژه چیست؟

ریشه وقوع ریسک یا همان فرصت و تهدید در حوزه های مختلفی می تواند وجود داشته باشد. یک طبقه بندی از انواع ریسک را اینجا برای شما می آوریم تا نسبت به انواع ریسک در پروژه بینش پیدا کرده باشید:

ریسک فناوری

جنبه فناورانه اجرای یک پروژه همان تحویل پیچیده محصولات پروژه است مابه ازای اجرای پروژه، گردش مالی بالایی بخاطر فناوری های جدید و پیشرفته در حین اجرا بوجود می آید.

برای مثال در یک پروژه ICT، جنبه فنی یک پروژه تهدیدی حیاتی برای امنیت داده ها، خدمات سازمانی، انطباق و امنیت اطلاعات است. خطرات مرتبط با فناوری چالش برانگیزتر هستند زیرا اجرای برنامه های جدید فناوری اطلاعات اغلب به آموزش پرسنل جدید و راه اندازی نرم افزار جدید نیاز دارد.

همچنین خطرات مرتبط با فناوری دیگری مانند قطع خدمات قبلی وجود دارد که ممکن است منجر به تاخیر و شکست پروژه شود.

ریسک ارتباطات

برقراری ارتباط موثر و به موقع یک اخلاق کاری مهم است که هنگام مدیریت پروژه باید به شدت آن را رعایت کنید. تشکیل جلسات با ذینفعان، مانند کارفرمای پروژه، به شما کمک می کند تا هر گونه تغییر را پیگیری کنید، وظایف را مجدداً تعیین کنید و یک محیط تیمی منسجم را تقویت کنید.

با همه کانال‌های ارتباطی و ابزارهایی که در اختیار داریم، گاهی اوقات اعضای تیم از مؤلفه‌های مهم ارتباط مؤثر غفلت می‌کنند که منجر به از دست دادن داده‌ها یا اطلاعات نادرست و در نهایت اختلال در پروژه می‌شود.

ریسک

خزش محدوده

تغییر کنترل نشده و غیرمجاز در محدوده پروژه مورد نظر اولیه ممکن است منجر به هزینه اضافی ویژگی ها، محصولات یا عملکردهای اضافی شود.

تقریباً همه پروژه‌ها با این خطر روبرو هستند و گاهی اوقات چالش‌های غیرقابل برگشتی را ایجاد می‌کند زیرا برخی از عملکردهای اضافه شده برای پروژه مهم و برای موفقیت پروژه مطلوب هستند.

در نظر بگیرید که محدوده پروژه شفاف نشده و کارفرمایی هم داریم که هر روز یم فعالیت را از قرارداد کم و یا مدام به فعالیتهای پروژه می افزاید. بار مالی نامحسوسی که به همین خاطر اضافه می شود ناگهان منجر به کمبود منابع مالی و ورشکستگی پروژه خواهد شد.

ریسک هزینه

کمبود یا سوء مدیریت بودجه پروژه ناشی از افزایش بودجه یا سایر محدودیت ها، تهدیدی برای تکمیل پروژه است. زمانی که هزینه پروژه بیشتر از بودجه تعیین شده باشد، ریسک ممکن است به سایر عملیات ها و بخش های نیروی کار منتقل شود.

کاهش وجوه همچنین ممکن است به وقوع یک ریسک محدوده دامن بزند. تصور کنید که در ابتدای پروژه برآورد کرده اید که کار با پنجاه میلیارد تومان خاتمه یابد ولی در اواسط راه کل این پنجاه میلیارد تومان خرج شده و پیشرفت فزیکی هم معادل هفتاد درصد کل پروژه باشد.

پروژه خاتمه نیافته، منابع مالی نیز به اتمام رسیده و حجم زیادی فعالیت ناتمام در پیش روی پروژه دیده می شود. البته ریشه های این برآورد هزینه غلط خود یک مقوله مفصل است.

ریسک عملیاتی

در صورت اجرای ضعیف عملیات های حیاتی با فرآیندهای اصلی مانند تولید یا تدارکات، یک پروژه ممکن است متوقف شده یا خاتمه یابد. این ریسکها می تواند منجر به زیان مستقیم یا غیرمستقیم ناشی از نارسایی یا شکست کیفی، کمی یا استراتژی ها شود. بسته به نوع پروژه، ریسک های عملیاتی عبارتند از:

• ریسک سیستم فناوری اطلاعات
• ریسک اجرای مستقیم انسانی و فرآیندی

• ریسک اجرای غیرمستقیم انسانی و فرآیندی

• ریسک ظرفیت مالی
• ریسک ایمنی و بهداشت

ریسک ایمنی و بهداشت

سلامت و ایمنی نوعی ریسک است که می تواند اعتبار شرکت را به خطر بیندازد. یک سازمان باید استانداردهای بهداشتی و ایمنی خود را به طور منظم مورد نظارت و ارزیابی قرار دهد تا خطرات احتمالی که می تواند شرکت را به ضرر یا جریمه برساند شناسایی کند. این خطر همچنین می تواند منجر به ایجاد خطر و حادثه مرتبط با سلامتی کارکنان یا مشتریان شود که در آن شهرت شرکت ممکن است به مخاطره بیافتد.

مدیریت ارشد سازمان مسئول استقرار نظارت مستمر سلامت و ایمنی در محل شرکت و کارگاه های پروژه و محصولات یا خدمات آن است.

ریسک مهارت منابع انسانی

گاهی اوقات فعالیت های پروژه در کورس های زمانی مختلف در مکان های مختلف، مستلزم حضور پرسنل ماهر است. همپوشانی این جبهه های کاری خود به یک منبع ریسک تلاطم زای بالقوه تبدیل می شود.

بی کفایتی کارکنان در بخش‌های مختلف پروژه خطر دیگری است که ممکن است به هزینه اضافی آموزش مجدد یا انتقال پرسنل منجر شود.

ریسک عملکرد

زمانی که بعید است که یک پروژه به نتایج مورد نظر دست یابد، ریسک عملکرد بشدت محسوس می باشد. این ریسک تأثیر ذاتی بر عملکرد کلی کسب و کار دارد.

چنین مشکلی ممکن است منجر به نیاز اضافی به تامین مالی، جریمه احتمالی برای عدم عملکرد گردد و همچنین ممکن است عملکرد رقبا را تحت تاثیر قرار دهد.

ریسک بازار

زمانی که یک پروژه نتواند اهداف مدنظر ذینفعان را برآورده کند، احتمال وقوع ریسک بازار وجود دارد. رقبا ممکن است از این مزیت برای فلج کردن کسب و کار و حذف آن از بازار استفاده کنند.

یک ریسک بازار دیگر ممکن است در حوزه کالا و بازار خارجی رخ دهد که ممکن است به نفع برآوردهای اولیه پروژه نباشد. نقدینگی، اعتبار و نوسانات نرخ های ارز و بهره نیز به عنوان یک عامل بالقوه پریشانی بازار برای فروش محصولات پروژه محسوب می شوند.

ریسک عوامل خطرزای خارجی

یک رویداد نامطلوب احتمالی خارج از کنترل مدیریت پروژه، یک خطر بالقوه است. چنین خطراتی در انواع و اشکال مختلف از جمله تروریسم، طوفان، سیل، خرابکاری، زلزله و ناآرامی های داخلی ظاهر می شود.

یک پروژه ممکن است در صورت وقوع چنین رویدادهایی متوقف شود. با بکارگیری اقدامات نظارتی مناسب، سازمان ها می توانند از خسارات سنگین ناشی از یک خطر خارجی پیش بینی نشده جلوگیری کنند.

ریسک های سازمانی

ریسک های سازمانی به جنبه هایی از منابع و فرهنگ کلی شرکت شما اشاره دارد که می تواند بر اجرای پروژه شما تأثیر بگذارد. وقتی ریسک های سازمانی خود را فهرست می کنید،

• ببینید آیا کارکنان کافی برای پوشش زمان و تلاش برای تکمیل پروژه در دسترس دارید یا خیر.
• بررسی کنید که آیا فرآیندهای مالی شما به اندازه کافی خوب عمل می کند تا به موقع به پیمانکاران فرعی پول پرداخت کنید.
• از خود بپرسید که آیا بودجه لازم برای اجرای پروژه خود را در نظر گرفته اید یا خیر.
• در نظر بگیرید که آیا سیاست هایی دارید که بدانید چه کسی در مورد مسائل حیاتی پروژه تصمیم می گیرد
• ریسک مدیریت پروژه

ریسک های مدیریت پروژه

شامل نحوه عملکرد تیمی است که مستقیماً روی پروژه شما کار می کند. جنبه های داخلی تیم شما می تواند بر موفقیت پروژه شما تأثیر بگذارد.

• هنگامی که ریسک های مدیریت پروژه خود را فهرست می کنید، به فرهنگ و روحیه تیم خود و اینکه آیا مسائل بین فردی می تواند بر نتایج تأثیر بگذارد، نگاهی بیندازید.
• بررسی کنید که آیا کانال های ارتباطی واضحی بین اعضای تیم ایجاد شده است یا خیر
• آیا افراد می دانند که برای مسائل خاص به چه کسی مراجعه کنند یا خیر.
• در نظر بگیرید که آیا شما همه کسانی را که نیاز دارید در مرحله برنامه ریزی پروژه خود گنجانده اید یا صداهای دیگری وجود دارد که باید با آنها مشورت کنید.

بحث پایانی و جمع‌بندی

این انواع ریسک که در بالا به آنها پرداخته شد می توانند از منظر منفعت مورد بررسی قرار گیرند و هم از منظر ضرر و زیان. ما در این بررسی جنبه منفی و ضرر و زیان را بررسی نمودیم و قاعدتا اگر آن روی سکه بر زمین افتد جنبه های مثبت یا فرصت های پیش روی پروژه عیان می گردد و میتوان به موفقیت پروژه بیشتر امیدوار شد.

برای هرکدام از این انواع ریسک یک فرصت را در لیست خود بگنجانید. در پست های بعدی به موضوعاتی مانند

• روشهای شناسایی ریسک
• نحوه برنامه ریزی پاسخ به ریسکها
• نحوه کنترل ریسک ها
• شاخصه های ریسک ها
• لیستی از ریسک های عام در همه پروژه ها
• و ….

می پردازیم.