زمان تدوین منشور چه وقت است؟
قبل از شروع یک پروژه، منشور پروژه سندی است که پروژه را رسمی می کند و مدیر پروژه را منصوب می کند.
آیا بدون منشور میتوان پروژه را اجرا نمود؟
بسیاری از پروژه ها بدون منشور پروژه عمل می کنند، حتی پروژه های چند میلیون دلاری. اما مجوز رسمی پروژه توسط سازمان انجام دهنده می تواند برای اطمینان از مشخص بودن خطوط اختیارات و شناسایی آنچه که سازمان در هنگام ایجاد پروژه به آن فکر می کند، مهم باشد. من می توانم به برخی از مسائل پروژه فکر کنم که اگر مدیر پروژه و/یا حامی پروژه منشور را ایجاد می کرد، می توانست از آنها اجتناب شود.
چه کسی منشور را تهیه می نماید؟
منشور پروژه سندی است که توسط آغازگر یا حامی پروژه صادر می شود که به طور رسمی وجود یک پروژه را مجاز می کند و به مدیر پروژه اختیار استفاده از منابع سازمانی را برای فعالیت های پروژه می دهد.
محتویات منشور چیست؟
نیازهای تجاری، مفروضات، محدودیت ها، درک نیازهای مشتری و الزامات سطح بالا و محصول، خدمات یا نتایج جدیدی را که قرار است برآورده کند، مستند می کند، مانند:
هدف یا توجیه پروژه
بیان نیاز تجاری که پروژه به آن می پردازد می تواند به همه جهت دهی دقیق و شفاف در مورد تصمیمات پروژه بدهد و پایه و اساس رهبری قوی و حمایتگرانه از سوی سازمان مجری ایجاد کند. وقتی همه می دانند چرا پروژه انجام می شود، می توانند بر روی نتیجه نهایی تمرکز داشته باشند
اهداف پروژه قابل اندازه گیری و معیارهای موفقیت مرتبط
بیان اهداف و معیارهای پروژه برای موفقیت، بیانی قوی از انتظارات شرکت از پروژه ایجاد می کند. این بخش تضمین می کند که همه به سمت یک هدف کار می کنند و مشخص است که آن اهداف چیست.
الزامات کلان
اجزای مختلفی در منشور پروژه (یعنی بالای پروژه) و همچنین برنامه مدیریت پروژه (یعنی در داخل پروژه) جای دارند. الزامات پروژه همانطور که توسط سازمان پیش بینی شده است را می توان در منشور پروژه قرار داد تا روشن شود که سازمان با ایجاد پروژه به چه چیزی فکر می کند.
مفروضات و محدودیت ها
بسیاری از مسائل و مشکلات پروژه از مفروضات نامشخص ناشی می شود و بسیاری از این مفروضات برای مدیریت ارشد سازمان قبل از تعریف پروژه روشن بوده است. بنابراین، آنها باید در منشور پروژه بیان شده و نهایتا به برنامه مدیریت پروژه منتقل شوند.
شرح کلان محدوده و مرزهای پروژه
یک محدوده سطح بالا به طور کلی، تفکرات ذهنی مدیران ارشد سازمان است که بسیار قبل از تبدیل شدن پروژه به پروژه تعریف می شود. نوشتن این محدوده در منشور پروژه کاملاً روشن می کند که صاحبان پروژه چه فکری می کنند. با این حال، نباید به عنوان یک محدوده پروژه نهایی در نظر گرفته شود.
ریسک های کلان
اکثر پروژه ها دارای یک یا دو ریسک عمده هستند که در تعریف پروژه نقش دارند. اینها ریسک هایی هستند که برای موفقیت پروژه اساسی هستند و عموماً قبل از تبدیل شدن پروژه به پروژه در مورد آنها فکر می شود. بنابراین، آنها باید در منشور پروژه گنجانده شوند، اما نباید جای تحلیل ریسک پروژه را در برنامه مدیریت پروژه بگیرند.
خلاصه برنامه زمانبندی و مایلستون های مهم
اکثر پروژه ها دارای مایلستون هایی هستند که قبل از تبدیل شدن پروژه به پروژه توسط مدیران اجرایی تعریف می شوند، چه به طور صریح و چه ضمنی. برای مثال، یک جاده دسترسی معدن باید قبل از حرکت تجهیزات ساخت و ساز تکمیل شود. این مایلستونها پروژه را تعریف می کنند و بنابراین باید در منشور پروژه قرار گیرند، اما در مرحله برنامه ریزی پروژه جای یک برنامه دقیق پروژه را نمی گیرند.
خلاصه بودجه
همه پروژه ها در چارچوب محدودیت های بودجه سازمانی ایجاد می شوند. این زمینه باید در منشور پروژه به منظور انتقال محدودیت های بودجه ای به مرحله برنامه ریزی پروژه ابلاغ شود.
لیست ذینفعان
اکثر پروژه ها یک یا دو ذینفع اصلی دارند که نیاز به توجه زیادی دارند. برای مثال، پروژه ای احداث یک معدن زغال سنگ جدید که نیاز به جابجایی زمین گلف دارد باید مطمئن شود که به زمین گلف بسیار نزدیک است و مالک زمین گلف و پروژه معدن چه تاثیراتی بر همدیگر خواهند داشت. اگرچه منشور پروژه مکان مناسبی برای فهرستی جامع از همه ذینفعان نیست، اما آنهایی که برای پروژه اهمیت اولیه دارند باید شناسایی شوند.
الزامات تایید پروژه
-
- چه چیزی موفقیت پروژه را محقق می نماید
- چه کسی تصمیم می گیرد پروژه موفق است
- چه کسی امضای نهایی را بر وضعیت پروژه درج می کند
از آنجایی که اکثر پروژه ها نیاز به تایید مقامات خارج از سازمان دارند، تاییدیه هایی که تاثیر عمده ای بر پروژه خواهند داشت می توانند به صراحت در منشور پروژه ذکر شوند. به عنوان مثال، در پروژه ساختمان معدنی که در بالا ذکر شد، مصوبه دولت برای ساخت معدن به قدری جزء پروژه است که می توان آن را در منشور پروژه ذکر کرد. با این حال، منشور پروژه مکانی برای فهرست جامعی از الزامات تایید نیست.
مدیر پروژه، مسئولیت و سطح اختیارات تعیین شده
یکی از اهداف اصلی منشور پروژه، واگذاری مسئولیت به مدیر پروژه است. بنابراین باید مدیر پروژه نام برده شود و اختیارات وی در استفاده از منابع سازمانی مشخص شود.
نام و صلاحیت اسپانسر یا افراد دیگری که منشور پروژه را مجاز می‌نمایند
حامی پروژه یک سطح بالاتر از مدیر پروژه است که اغلب در داخل سازمان (رییس هیات مدیره، مدیرعامل/ مدیر PMO ) و در خارج سازمان (سرمایه گذار، رابط کسب و کار) می باشد. نام آنهادر منشور برده می شود و مسئولیت آنها در رابطه با پروژه روشن می شود.
دوازده قسمت مهم منشور پروژه
۱- خلاصه پروژه
مقصود از اجرای پروژه را تشریح نمایید. مزایای اقتصادی و کسب و کار ناشی از اجرای پروژه و اهداف اقتصادی کلانی که بواسطه اجرای پروژه محقق خواهند شد را مشخص نمایید.
۲- اهداف پروژه
لیستی از اهداف پروژه که به آنها باید دست یافت تهیه کنید. این اهداف بایستی تقویت کننده بنیادهای اقتصادی کسب و کار و استراتژی های سازمان شما باشند. اقلام قابل تحویل پروژه بایستی تقویت کننده اهداف پروژه باشند.
۳- محدوده پروژه
دو قسمت اصلی در بخش محدوده وجود دارد، اقلام قابل تحویل و مرزهای پروژه. برای هر قلم قابل تحویل پروژه، یک تعریف کلان تهیه کنید. بسیار مهم است که بتوانید بصورت مشخص در مورد اقلامی که در پروژه باید تولید شوند و چه چیزهایی تولید نشوند، حرف بزنید. این امر کار شما را در مدیریت محدوده زمانیکه تغییراتی بوجود می آید تسهیل مینماید.
علاوه بر اقلام قابل تحویل، شما باید در خصوص مرزهای پروژه حرف بزنید. این تمرینی عالی بمنظور تعریف مرزهای پروژه در قالب دو واژگان داخل محدوده و بیرون محدوده خواهد بود.
۴- ساعات کار تخمین زده شده (منابع)
میزان منابع مورد نیاز جهت اجرای پروژه را برآورد کنید. همچنین اطلاعاتی در خصوص نحوه و چگونگی تهیه و برآورد منابع ارائه دهید.
۵- دوره زمانی برآورد شده
زمانی که ساعات مورد نیاز و منابع لازم جهت اجرا مشخص شد، شما می توانید مدت زمان کلی پروژه را تا زمان تکمیل آن بر اساس و با فرض میزان منابع مصرفی تخمین بزنید.
۶- هزینه برآورد شده
هزینه مورد نیاز نفر-ساعت مورد نیاز نیروی کار و نیز هزینه های بالاسری تجهیزات، تأمین کنندگان، آموزش و مسافرت را نیز به این هزینه ها اضافه کنید.
۷- ریسک های اصلی
ریسک ها شرایط بیرونی آینده پروژه و یا وقایعی هستند که باعث بروز مشکلاتی برای پروژه در صورت وقوع می شوند. اگر ضرب احتمال در اثر این وقایع قابل قبول نباشد ریسک تلقی می شوند.
۸- مفروضات اصلی
مفروضات مواردی هستند که شما به درستی آنها باور دارید اما ۱۰۰% مطمئن نیستید. این مفروضات بر اساس تجربه، طوفان فکری با ذینفعان و بررسی مواردی که با ریسک کم در فرآیند مدیریت ریسک تعریف شده اند، بدست می آیند.
۹- محدودیت ها
محدودیت ها وقایع یا بازدارنده هایی هستند که خارج از کنترل تیم پروژه بوده و نیاز به اداره آنها از بیرون سازمان است. آنها را مشکلاتی مهم تلقی نکنید. آنها ریسک نیستند مگر آنکه ۱۰۰% محقق شوند. آنها واقعیت وجودی پروژه هستند.
۱۰- وابستگی های پروژه
لیستی از پروژه های دیگر در حال پیشرفت یا فعال که با پروژه شما وابستگی دارد، تهیه کنید. این وابستگی ها مبتنی بر اقلام قابل تحویل پروژه بوده و بر آنها تأثیر می گذارند.
۱۱- رویکرد پروژه
در این قسمت فازها و مایلستون های اصلی پروژه تشریح می شود و توالی های اصلی در آن.
۱۲- سازمان پروژه
چارت سازمانی دارای باکس هایی است که انعکاس دهنده میزان درگیری ذینفعان در پروژه است. لیستی از مدیر پروژه، حامی پروژه، تیم پروژه کمیته راهبری پروژه و …