اولین بار و در حین گذراندن دوره آموزشی در مرکز تحقیقات و توسعه مدیریت پروژه در سال ۱۳۸۱ با این مفهوم آشنا شدم و بعدتر در پروژه های پتروشیمی منطقه ویژه اقتصادی ماهشهر (تندگویان، بوعلی سینا، مارون، کارون و امیرکبیر) با این سند برخورد کردم و پس از آنکه آنرا مطالعه نمودم به کارکرد و اهمیت این مدرک در پروژه و اجرای قرارداد فیمابین کارفرما و پیمانکار و مشاور مدیریت پی بردم. اما این مدرک چیست و شامل چه بخشهایی است؟

اجرای پروژه عبارت است از انجام محدوده پروژه و فعالیت ها مطابق با خطوط مبنا، برنامه ها، رویه ها و منابع پروژه برای رابط پروژه، تغییر، زمان بندی، هزینه، ریسک، کیفیت، مدیریت ایمنی و محیط زیست و سایر الزامات قراردادی. عوامل کلیدی موفقیت برای اجرای پروژه عبارتند از تعاریف پروژه، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، سازمان‌دهی و ایجاد کار تیمی، و گزارش وضعیت دقیق از جمله پیش‌بینی، تصمیم‌گیری به موقع تحت رهبری مدیران پروژه، کنترل‌های درون سازمانی و خارجی.

برنامه مجموعه ای از فرآیندهای کاری هدفمند و استراتژیک است که توضیح می دهد چه کاری، چه زمانی، چگونه و توسط چه کسی برای دستیابی به اهداف و مقاصد انجام شود. این طرح یک برنامه رسمی است و معمولاً توسط اعضای سازمان برای انجام وظیفه یا کار پروژه قابل درک است.

برنامه اجرای پروژه (PEP) سند حاکم بر عملیات و مدیریت پروژه است که آنچه را که برای برآورده ساختن محدوده پروژه و الزامات قراردادی انجام می شود، با شرایط مناسب تعیین می کند. PEP عبارت است از:

  • توصیف یک برنامه مختص پروژه به روش استراتژیک و تاکتیکی، با پرداختن به مؤثرترین روش و به حداکثر رساندن کارایی در اجرای پروژه،
  • اقدامات خاص پروژه مطابق با اهداف و مقاصد پروژه، محدوده روشن کار و سایر مسئولیت های حیاتی طبق توافق در قرارداد
  • طرح تفصیلی مدیریت ریسک پروژه شامل موارد ریسک و طرح های کاهشی که در مرحله پیشنهاد ارزیابی شده و برنامه های عملیاتی برای اجرای پروژه مطابق با رویه مدیریت ریسک شرکت.

یک PEP توسط اعضای کلیدی پروژه به رهبری مدیر پروژه توسعه می‌یابد و یکی از اسناد پایه پروژه است و باید قبل از انتشار یا درخواست توسط مدیریت شرکت تأیید شود. PEP یک سند زنده است و باید با برنامه ها و رویه های پروژه فعلی و آینده به روز شود.

پروتکل پروژه بیانیه قوانین یا سیستم های رسمی برای یک توافق یا استاندارد مشترک برای توسعه و اجرای پروژه است که سازمان های مختلف را قادر می سازد از روش ها، مشخصات و اهداف یکسان استفاده کنند. سند پروتکل پروژه معمولاً خلاصه پروژه، پیشینه و اطلاعات پروژه، هدف و هدف، روش و سازمان، بودجه، برنامه زمان بندی، ریسک پروژه و مراجع و غیره است

برنامه اجرای پروژه یکی از معیارهای ارزیابی فنی پیمانکار می باشد. این سند در زمان مناقصه و ارسال پاکت فنی به کارفرما ارائه می گردد. پس از انعقاد قرارداد یکی از کلیدی ترین و اساسی ترین مدارکی است که توسط مدیر پروژه پیمانکار تهیه و به کارفرما ارائه می شود. کلیه مدارکی که در این سند به آنها اشاره شده است می بایست بر اساس یک برنامه زمانبندی تهیه و برای اخذ تأیید و اجرا به کارفرما ارسال شود.

نمونه ای از فهرست یک برنامه اجرای پروژه نفت و گاز ذیلا جهت مطالعه ارائه شده است:

Table of Content (Oil and Gas EPC Project Sample)

۱.۰        PROJECT OVERVIEW
۱.۱         Client and Project Information
۱.۲         Contract Basis and Terms
۱.۳         Scope of Work Description
۱.۴         Project Objective and Goal
۱.۵         Project Execution Strategy
۱.۶         Project Cost and Schedule

۲.۰        PROJECT MANAGEMENT
۲.۱         Organization and Responsibilities
۲.۲         Kick-Off and Alignment
۲.۳         Initial Planning
۲.۴         Project Baseline Development
۲.۵         Project Study and Review

۳.۰        PROJECT ADMINISTRATION AND INFORMATION MANAGEMENT
۳.۱         Project Communications
۳.۲         Project Plan and Procedure
۳.۳         Project Meeting and Report
۳.۴         Network Requirement
۳.۵         Knowledge Management

۴.۰        PROJECT CONTROLS / ESTIMATING
۴.۱         Estimating
۴.۲         Scheduling and Schedule Control
۴.۳         Cost Control
۴.۴         Progress Measurement
۴.۵         Review and Approval

۵.۰        ENGINEERING / DESIGN
۵.۱         Design Basis
۵.۲         Design Deliverables
۵.۳         Design Control
۵.۴         Project Document and Data Management

۶.۰        CONTRACT MANAGEMENT
۶.۱         Project Sub-contracting Plan
۶.۲         Claim Avoidance Plan

۷.۰        PROCUREMENT
۷.۱         Material Management Plan
۷.۲         Purchasing
۷.۳         Expediting
۷.۴         Inspection
۷.۵         Logistic Management

۸.۰        CONSTRUCTION
۸.۱         Home Office Construction Planning
۸.۲         Temporary Facility Plan
۸.۳         Construction Execution Planning
۸.۴         Construction Organisation
۸.۵         Construction Administration
۸.۶         Field Engineering
۸.۷         Field Material Control
۸.۸         Mechanical Completion/ Pre-commissioning

۹.۰        OPERATION
۹.۱         Commissioning
۹.۲         Start-up
۹.۳         Performance Test

۱۰.۰      CHANGE MANAGEMENT
۱۰.۱       Change Management Basis
۱۰.۲       Change Work Flow

۱۱.۰       RISK MANAGEMENT
۱۱.۰       Project Risk Identification
۱۱.۱       Risk Workshop

۱۲.۰      QUALITY MANAGEMENT
۱۲.۱       Audit Plan and Programme
۱۲.۲       Corrective Action/ Preventive Action Programme

۱۳.۰      HEALTH, SAFETY, ENVIRONMENTAL AND SECURITY
۱۳.۱       HSE Philosophy
۱۳.۲       Design HSE
۱۳.۳       Site HSE
۱۳.۴       Security Plan

۱۴.۰      TURNOVER
۱۴.۱       Facility Hand Over
۱۴.۲       Document Hand Over

۱۵.۰      PROJECT CLOSE-OUT
۱۵.۱       Contracts Close-out
۱۵.۲       Certificates
۱۵.۳       Close-out Book

۱۶.۰      LIST OF ATTACHMENTS
۱۶.۱       Scope of Facilities Summary
۱۶.۲       Scope of Services Summary
۱۶.۳       Block Flow Diagram
۱۶.۴       Project Summary Schedule
۱۶.۵       Project Milestones
۱۶.۶       Project Organization Chart
۱۶.۷       Resource Mobilisation Plan
۱۶.۸       Work Breakdown Structure (WBS)
۱۶.۹       Project Deliverables List
۱۶.۱۰     Applicable Code and Requirement
۱۶.۱۱     Project Cost
۱۶.۱۲     Project Study and Review Reports
۱۶.۱۳     Bidder List
۱۶.۱۴     Sub-contractor List