تیمرا به صورت ساختار شکست کار یک مفهوم کاربردی است که به ما کمک میکند هر ساختار، هر شی فیزیکی و یا هر مفهوم غیرفیزیکی را به اجزا و قطعات و یا مولفه هایی که کوچکترند، ملموس ترند، می توان برای ایجاد آنها برنامه ریزی کرد، تجزیه نمود.

بنابراین استفاده از WBS به ما کمک می کند که هر چیزی را تجزیه کرده و بشکنیم، چیدمان منظم و طبقه بندی شده از آن ایجاد کنیم و بعد مجددا بر اساس این اجزای کوچک و چیدمان آنها بر اساس یک منطق ساخت و اتصال به هم، آن شی فیزیکی و یا هر مفهوم غیرفیزیکی را بسازیم و بازتولید کنیم.

چند مثال

یادگیری هنرجو در هنرستان فنی

دوستانی که هنرستان صنعتی درس خوانده باشند رشته اتومکانیک یادشان هست. در کارگاه های آموزش عملی رشته اتومکانیک، یک موتور خودرو (آن روزها پیکان) را در اختیار هنرجویان قرار می‌دادند تا باز کنند و مجددا سر هم کنند.

اگر هنرجو در باز کردن قطعات، نسبت به کارکرد آن قطعه کوچک آشنا باشد و بداند عملکرد و مکانیزم کار این قطعه چیست یک طبقه بندی موضوعی برای کنار هم چیدن این قطعات ایجاد می‌کرد و در انتها و در زمان سر هم کردن موتور خودرو هر قطعه سر جای خودش نصب می شد و در انتها شما مجددا یک موتور خودرو سر هم شده داشتید. (بماند که در انتها یا پیچ کم می آمد یا یک کاسه پیچ اضافی روی دست مربی کارگاه باقی می ماند)

نرم‌افزار آفیس مایکروسافت

نرم افزار آفیس یک مثال بسیار مناسب برای مفهوم غیرفیزیکی است. نرم افزار اکسل یکی از قدرتمندترین اجزای این نرم افزار است.

گفته شده در طراحی و تولید این نرم افزار بیش از ۳۷ هزار نفر کدنویسی نموده اند و برای هر بخش از این نرم افزار با عملکردهای مختلف از جدول سازی، تولید نمودار، حسابداری، برنامه نویسی VB ، …. یک مدیر تولید بخش تخصصی تعیین شده بوده است و این افراد وظیفه گنجاندن این کدها در پیکره اصلی آن بخش تخصصی را داشته اند.

در یک سطح بالاتر یک مدیر محصول وظیفه همسازن سازی و یکپارچه سازی این کدها با همدیگر را داشته است.

با نگاهی به این دسته بندی تخصصی می توان نقش ساختار شکست کار در خرد کردن کدهای برنامه نویسی و بازتولید این کدها از طریق کنارهم قراردادن و تست یکپارچگی را درک نمود.

تاریخچه

فضای صنعتی پس از اتمام جنگ جهانی دوم برای کسانی که بدنبال مطالعه تاریخی تولد و رشد مبانی و موضوعات مدیریتی هستند یک پیشنهاد بسیار جالب می باشد. ایالات متحده آمریکا با کوهی از غنائم تسلیحاتی که شامل نقشه ها و مدارک آلمان نازی و دانشمندان آنها بود اقدام به گسترش و توسعه پروژه های ناتمام آلمانها نمود.

تنوع موضوعات پروژه‌ها

بخشی از این پروژه های تولید جنگ افزار شامل توسعه موشک های فضاپیما، تولید هواپیماهای پهن پیکر، توسعه نیروی دریایی منجمله ناوهای هواپیمابر، توسعه جنگ افزارهای بخش خشکی مانند توپخانه، تانک، وسائط نقلیه لجستیک سنگین، توسعه ابزار و فنآوریهای جنگ الکترونیک و ….. بودند. این پروژه ها در دسته بندی‌های مگا قرار می گرفتند:

  • تنوع تحصص ها و کارها و تجهیزات در این پروژه ها بشدت بالا بود
  • به سرمایه گذاری زیادی احتیاج داشتند
  • تجهیزاتی متعدد و متنوعی باید توسط سازندگان تخصصی در مکانهای مختلف ساخته میشد
  • بحث مدیریت زمان و به موقع انجام شدن کارهای پروژه اهمیت داشت

مسئولیت این پروژه ها نیز عمدتا بر عهده وزارت دفاع DOD و سازمان ناسا NASA قرار داشت. برخی از این پروژه ها نیز بصورت مشترک توسط هر دو سازمان راهبری میشد. مشکل عمده ای که این دو سازمان با آن مواجه بودند تولید محصولاتی بود که با مفروضات و مفاهیم اولیه متفاوت بود و بعبارتی اجزایی از آن در تطابق با خواسته های کارفرمایان نظامی در اسناد پیمان تفاوت داشت.

سایر مشکلات تولید

از سوی دیگر اگر در تولید محصولات پروژه توسط پیمانکاران نظامی کم کاری در تولید و تحویل اجزا صورت نمی گرفت، باز مشکلات دیگری وجود داشت.

  • زمانبندی تولید به دلایل مختلف به تعویق و تاخیر می افتاد
  • هزینه های تولید در برهه های مختلف افزایش می یافت
  • کیفیت خیلی از محصولات و یا کارکرد بخشی از آن محصول نازل بود

لذا نیاز به یک سنجه و معیار مبنایی و زیربنایی برای کنترل قرارداد ضروری به نظر می رسید و این بحثی مهم در روش مدیریت و کنترل این پروژه ها بود.

مفهوم ساختار شکست کار با تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) توسط وزارت دفاع ایالات متحده (DoD) توسعه یافته است. مفهوم PERT توسط نیروی دریایی ایالات متحده در سال ۱۹۵۷ برای حمایت از توسعه برنامه موشکی Polaris خود معرفی شد.

در حالی که اصطلاح “ساختار تجزیه کار” استفاده نشد، اولین اجرای PERT وظایف را در دسته های محصول محور سازماندهی کرد. در ژوئن ۱۹۶۲، وزارت دفاع، ناسا و صنعت هوافضا سندی را برای سیستم PERT/COST منتشر کردند که رویکرد WBS را توصیف می‌کرد.

این راهنما توسط وزیر دفاع برای استفاده در همه حوزه ها ابلاغ شد. در سال ۱۹۶۸، وزارت دفاع استاندارد “ساختارهای شکست کار برای اقلام مواد دفاعی (MIL-STD-881)  ” که یک استاندارد نظامی استفاده از ساختارهای شکست کار در سراسر وزارت دفاع است، صادر کرد.

این سند چندین بار مورد بازنگری قرار گرفته است که آخرین آن در سال ۲۰۱۸ است. این استاندارد شامل تعاریف WBS برای سیستم‌های کالای ویژه مواد دفاعی است و عناصر WBS را که برای همه سیستم‌ها مشترک هستند، نشان می‌دهد.

دسته‌بندی اقلام مواد دفاعی

دسته‌بندی اقلام مواد دفاعی از MIL-STD-881E عبارتند از:

  1. سیستم های هواپیما
  2. سیستم های الکترونیکی/ عمومی
  3. سیستم های موشکی/ مهمات
  4. سیستم های موشکی استراتژیک
  5. سیستم های دریایی
  6. سیستم های فضایی
  7. سیستم های وسایل نقلیه زمینی
  8. سیستم های دریایی بدون سرنشین
  9. یستم های خودرویی پرتاب موشک
  10. سیستم های اطلاعاتی / سیستم های تجاری دفاعی

عناصر مشترک شناسایی‌شده

عناصر مشترک شناسایی‌شده در MIL-STD-881E، ضمیمه K عبارتند از:

  1. یکپارچه سازی،
  2. مونتاژ،
  3. آزمایش و تحویل،
  4. مهندسی سیستم ها؛
  5. مدیریت برنامه؛
  6. تست و ارزیابی سیستم؛
  7. داده ها؛
  8. تجهیزات پشتیبانی خاص؛
  9. تجهیزات پشتیبانی مشترک؛
  10. فعال سازی عملیاتی/ سایت؛
  11. پشتیبانی لجستیک پیمانکار؛
  12. تاسیسات صنعتی؛
  13. لوازم یدکی و تعمیرات اولیه.

این استاندارد همچنین شامل عناصر مشترک اضافی منحصر به فرد برای سیستم‌های فضایی، سیستم‌های خودروی پرتاب و سیستم‌های موشکی استراتژیک است.

استفاده از WBS در امور غیرنظامی

در سال ۱۹۸۷، رویکرد WBS از سوی موسسه مدیریت پروژه (PMI) به منظور ارائه یک مفهوم کلی از این تکنیک برای سازمان های غیر دفاعی مستند شد. موسسه PMI، در استاندارد خود به نام راهنمای دانش مدیریت پروژه (PMBOK)  مروری بر رویکرد WBS برای کاربرد عمومی در سازمان‌ها ارائه می‌کند.

روش نمایش ساختار شکست کار

متداولترین روش نمایش استفاده از ساختار درختی می باشد. ابزاری که در نمایش چارت سازمانی به وفور استفاده می شود. گاها ساختار شکست کار بصورت درخت افقی نشان داده می شود ولی در بیشتر مواقع ساختار عمودی رایج تر است.

روشهای شکست کار

فرآیند تجزیه WBS با هدف احاطه و کنترل بر کل محدوده پروژه با ارائه سطح لازم از جزئیات برای همه ذینفعان درگیر پروژه، به منظور دستیابی به بالاترین سطح ارتباط، مدیریت و کنترل است.

نکته مهم، سطح جزئیات:

سطح جزئیات در WBS مشخص نیست، اما از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت است و به پیچیدگی پروژه، تجربه تیم پروژه و نیاز به کنترل بستگی دارد.

به عنوان مثال، اگر مدیر پروژه و تیم پروژه با تجربه و آشنایی با وظایفی که باید از مشارکت در پروژه های قبلی انجام شود، سطح جزئیات می تواند در سطح بالاتری باقی بماند.

با این حال، اگر مدیر پروژه یا تیم پروژه باتجربه نباشند، نیاز به تهیه یک WBS بسیار دقیق به منظور ارائه تمام اطلاعات لازم در مورد وظایفی که همه باید انجام دهند ضروری به نظر می رسد.

به این ترتیب، مدیر پروژه خطرات را حذف می کند و اطمینان حاصل می کند که محدوده پروژه در هر سطح مشخص است.

نکته مهم، فرآیند تجزیه کامل:

شایان ذکر است که فرآیند تجزیه کامل را همیشه در شروع پروژه انجام نمی‌دهند. به خصوص در پروژه های بزرگ و پیچیده، تیم، تجزیه WBS را به صورت جزئی انجام می‌دهد.

این فرآیند تا زمانی که اطلاعات بیشتر در مورد فرآیندها مشخص شود، متوقف می ماند.

در برخی پروژه‌های دیگر از تیم پروژه می‌خواهند که فقط برخی از بخش‌های WBS را می‌توان به طور کامل از شروع کار تجزیه کند، در حالی که بخش‌های دیگر را می‌توانند در طول پروژه غنی‌سازی کنند.

این تکنیک به عنوان “موج غلتان” شناخته می شود و انعطاف پذیری ایجاد WBS را با توجه به نیازهای پروژه نشان می دهد.

یکی دیگر از نکات مهم منطق و روش تجزیه WBS است. این منطق سازمان به سازمان و از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت می باشد. عمده ترین روشهای تجزیه WBS  را ذیلا اشاره می‌کنیم:

  • عملکرد: در این شکل تجزیه، محصولات تحویلی پروژه با توجه به عملکرد خود به گروه‌هایی تقسیم می‌شوند. هدف این سبک تجزیه، افزایش هماهنگی و ارتباط مسئولیت با همه ذینفعان درگیر است.
  • نقش: هدف از تجزیه مبتنی بر نقش مشابه مورد دوم است، در حالی که به این شکل ساختار یافته تا ارتباطات مسئولیتی را برای محصولات قابل تحویل ارتقا دهد.
  • روش: این نوع تجزیه بر اساس متدولوژی های از پیش تعریف شده ساختار یافته است و در تضاد با موارد فوق، هدف اصلی برقراری ارتباط نتایج پروژه در هر سطح از WBS در بین ذینفعان است.
  • اقلام قابل تحویل: محصولات تحویلی پروژه به اجزای کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم می شوند. این شکل از تجزیه رایج ترین است در حالی که به ساختار سازمان یا نوع پروژه بستگی ندارد.

 

نقش ساختار شکست کار در مدیریت پروژه

ساختار شکست کار (WBS) یک ابزار پرکاربرد در زمینه مدیریت پروژه است، که باید تیم اجرایی به عنوان چارچوب تجزیه سلسله‌ مراتبی برای ارائه کارش، به منظور دستیابی به اهداف پروژه تعریف نماید.

به طور خاص، ستون فقرات پروژه را ایجاد می کند و یک نمای کلی بصری واضح از کار برای تکمیل ارائه می‌دهد.

WBS ابزاری است که به تیم پروژه این توانایی را می‌دهد تا:

  • مدیریت محدوده: نظارت دقیق بر کل کار قرارداد داشته باشد
  • مدیریت زمان: برنامه زمان بندی پروژه و منابع مورد نیاز را توسعه دهد.
  • مدیریت هزینه: تیم پروژه، هزینه را تخمین زده و کنترل کند.
  • مدیریت ریسک: تعداد موقعیت های غیر منتظره را به حداقل برساند.

بنابراین، هدف اصلی WBS سازماندهی کار تیم در بخش های قابل مدیریت و تعریف کل محدوده پروژه است.

در پست های بعدی به نقش ساختار شکست کار در حوزه های مختلف فوق الذکر خواهیم پرداخت.

لینک مطالب مرتبط

ریسک پروژه چیست؟

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS چیست؟