بر اساس تعریف استاندارد PMBOK ، واژه سیستم مدیریت اطلاعات پروژه PMIS به ابزارها و تکنیک هایی اطلاق می شود که برای جمع آوری، یکپارچه سازی، شکل دهی اطلاعات بدست آمده از خروجی های فرآیندهای اجرایی و مدیریتی بکار می روند و از آغاز تا اختتام پروژه مورد استفاده قرار می گیرند. این ابزارها و تکنیک ها هم بصورت دستی و هم اتوماتیک کارکرد دارند.
بعبارت ساده ترPMIS ، مجموعه ای از یک یا چند نرم افزار و متدولوژی مبتنی بر فرایند برای جمع آوری و استفاده از اطلاعات می باشد. سیستم PMIS بسته به ماهیت، الزامات و شکل کارکردی سازمانها از طرح، قابلیت، الگوها و خروجی های متنوع و متعددی خواهد داشت. اطلاعات مورد اشاره در پاراگراف بالا، عمدتا در اسناد و مدارک پروژه یافت می شوند و یا داده های ناشی از اجرای کار هستند که بر اساس منطق و شاکله اطلاعاتی پروژه معنا و مفهوم پیدا می کنند.
هدف از بکارگیری PMIS، اجرای موفقیت آمیز پروژه می باشد.
قابلیت های PMIS
سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه باید قابلیت پوشش دهی به کلیه محدوده های فرآیندی مدیریت پروژه شامل، زمان، هزینه، محدوده، کیفیت، ریسک، منابع انسانی، برون سپاری ها، ارتباطات، ذینفعان، و تصمیم سازی متمرکز را داشته باشند. بنابراین با همین منطق شاکله اصلی یک PMIS می بایست شامل بخش های ذیل باشد:
- زمانبندی و برنامه ریزی
- بودجه و هزینه
- اتوماسیون اداری
- مدیریت منابع و برون سپاری
- تغییرات
- تخصیص کار
- کنترل و عملکرد
- ارتباطات و گزارشدهی
- دسترسی تحت وب
- تقویم
در سالهای اخیر و با پیشرفت فنآوری های نرم افزاری، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات آسانتر و ممکن تر شده است. فنآوری ابری Cloud در حال حاضر به کمک انسان آمده تا ذخیره در ابعاد بالا Big Data ممکن گردد. بنابراین در کنار سرعت بالای اینترنت و با کمک فنآوری ابری، یک سیستم PMIS تحت وب می تواند در هر لحظه به کمک مدیر پروژه و تیم آمده و تصمیم سازی و تصمیم گیری را ممکن سازد.
دسترسی
تیم پروژه بر اساس وظایف محوله می بایست به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
وطیفه مدیر پروژه است که بر اساس ماتریس RACI میزان دسترسی اعضای تیم پروژه را تعیین و در PMIS عملیاتی نماید. تمامی اعضای تیم کارفرما، مشاور مدیریت، پیمانکار EPC ، تیم مهندس مشاور، نمایندگان سازندگان و تأمین کنندگان، پیمانکاران فرعی ساخت و نصب، تیم HSE، بازرس شخص ثالث، تیم راه اندازی و بهره بردار اصلی پروژه در این دسترسی بایستی مورد توجه قرار گیرند.
یک پیکره یا اجزای در کنار هم
مفهوم PMIS برای برخی این تصور را ایجاد می نماید که کلیه کارهای اطلاعاتی سازمان باید در یک نرم افزار متمرکز باشد. این ایده آل ترین حالت ممکن برای هر سامانه مدیریتی است. اما بنا به شکل و ماهیت و کسب و کار هر سازمان این حالت ایده ال رح نمی دهد.
- در حال حاضر در ایران کلیه اطلاعات مالی در سامانه های حسابداری (راهکاران، رایورز و …. ) ثبت می شوند و ثبت مجدد اطلاعات آنها در هر سامانه دیگری نه با منطق مدیریتی همراستا می باشد و نه به هزینه ایجاد چنین راهکاری می ارزد.
- نرم افزارهای Primavera & MSP برای زمانبندی پروژه استفاده می شوند
- مدیریت منابع انسانی از دستگاه حضور و غیاب و ثبت اثر انگشت کارکنان برای مستندسازی تایم شیت و محاسبه حقوق و دستمزد استفده می نماید
- مدیریت پشتیبانی از نرم افزارهای انبار (راهکاران، رایورز و …. )بمنظور ثبت و نگهداری وضعیت دارایی و اموال و اجناس و کالاها استفاده می نمایند
- کلیه بخشها و نیز مدیریت اداری و روابط عمومی سازمان از سامانه های اتوماسیون اداری (چارگون، برید، راهکاران و …. ) بمنظور مکاتبات و تبادل نامه ها و ثبت جلسات استفاده می نمایند.
راهکار بهینه ایجاد API یا فصل مشترک انتقال اطلاعات مورد نیاز بین دو سامانه PMIS و سیستم حسابداری می باشد. همین موضوع برای اتوماسیون اداری، و … صدق می نماید. بنابراین سامانه PMIS بهینه سیستمی است که در کنار سامانه های دیگر موجود سازمان مستقر شده و از اطلاعات در حال تولید توسط آنها ، استفاده مناسب در جهت اهداف سازمان و تصمیمات مدیریتی داشته باشد.
تنها ضمانت اجرایی برای این موضوع حمایت و اراده قوی مدیریت ارشد سازمان در جهت جاری سازی و اجرای دقیق و موثر برقراری ارتباط بین سامانه های موجود در سازمان است که رمز موفقیت و ضامن اجرای PMIS خواهد شد.
راهکار درون سازمانی یا پلت فرم آماده
نکته مهم دیگر در خصوص PMIS استفاده از راهکارهای آماده توسط شرکتهای نرم افزاری است. ریسک میزان تغییرات منطبق با نیاز سازمان در این گونه پلت فرم های آماده بشدت مشکل زا و هزینه آفرین می باشد. موضوعی که بیشتر کارفرمایان و خریداران این سیستم ها در ابتدا به آن توجه نمی کنند و در زمان استقرار به آن برخورد می کنند. یک رویکرد تولید درون سازمانی و مطابق با نیاز توسط واحدهای فنآوری اطلاعات و PMO در سازمان می باشد. این راهکار زمانی سودمند است که کلیه فرایندها توسط واحد PMO شناسایی شود و در درازمدت توسط تیم نرم افزاری درون سازمانی کدنویسی و پیاده سازی شود. این راهکار ریسک های خاص خود را دارد و در خیلی از سازمانها این کار عملیاتی نمی گردد.
خروجی های مورد انتظار
سامانه های PMIS می بایست توان ارائه خروجی های متنوع بر اساس نیاز تیم پروژه را داشته باشند. این خروجی ها عمدتا عبارتند از :
- انواع گزارشات مدیریتی با فرمت های از قبل تعیین شده
- انواع گزارشات مدیریتی با قابلیت طراحی فرمت مورد تقاضای مدیریت
- تبادل اطلاعاتی با سامانه های دیگر مدیریتی
- خروجی با فرمت های Excel, PDF, Word
در پست های بعدی به این موضوع بیشتر خواهیم پرداخت