بر اساس تعریف استاندارد PMBOK ، واژه سیستم مدیریت اطلاعات پروژه PMIS به ابزارها و تکنیکهایی اطلاق میشود که برای جمع آوری، یکپارچه سازی، شکل دهی اطلاعات بدست آمده از خروجیهای فرآیندهای اجرایی و مدیریتی بکار میروند و از آغاز تا اختتام پروژه مورد استفاده قرار میگیرند. این ابزارها و تکنیکها هم بصورت دستی و هم اتوماتیک کارکرد دارند.
به عبارت سادهتر PMIS ، مجموعهای از یک یا چند نرم افزار و متدولوژی مبتنی بر فرایند برای جمع آوری و استفاده از اطلاعات میباشد. سیستم PMIS بسته به ماهیت، الزامات و شکل کارکردی سازمانها از طرح، قابلیت، الگوها و خروجیهای متنوع و متعددی خواهد داشت. اطلاعات مورد اشاره در پاراگراف بالا، عمدتاً در اسناد و مدارک پروژه یافت میشوند و یا دادههای ناشی از اجرای کار هستند که بر اساس منطق و شاکله اطلاعاتی پروژه معنا و مفهوم پیدا میکنند.
هدف از بکارگیری PMIS، اجرای موفقیت آمیز پروژه میباشد.
قابلیتهای PMIS
سیستمهای اطلاعات مدیریت پروژه باید قابلیت پوشش دهی به کلیه محدودههای فرآیندی مدیریت پروژه شامل، زمان، هزینه، محدوده، کیفیت، ریسک، منابع انسانی، برون سپاریها، ارتباطات، ذینفعان، و تصمیم سازی متمرکز را داشته باشند. بنابراین با همین منطق شاکله اصلی یک PMIS میبایست شامل بخشهای ذیل باشد:
- زمانبندی و برنامه ریزی
- بودجه و هزینه
- اتوماسیون اداری
- مدیریت منابع و برون سپاری
- تغییرات
- تخصیص کار
- کنترل و عملکرد
- ارتباطات و گزارشدهی
- دسترسی تحت وب
- تقویم
در سالهای اخیر و با پیشرفت فنآوری های نرم افزاری، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات آسانتر و ممکنتر شده است. فنآوری ابری Cloud در حال حاضر به کمک انسان آمده تا ذخیره در ابعاد بالا Big Data ممکن گردد. بنابراین در کنار سرعت بالای اینترنت و با کمک فنآوری ابری، یک سیستم PMIS تحت وب میتواند در هر لحظه به کمک مدیر پروژه و تیم آمده و تصمیم سازی و تصمیم گیری را ممکن سازد.
دسترسی
تیم پروژه بر اساس وظایف محوله میبایست به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
وطیفه مدیر پروژه است که بر اساس ماتریس RACI میزان دسترسی اعضای تیم پروژه را تعیین و در PMIS عملیاتی نماید. تمامی اعضای تیم کارفرما، مشاور مدیریت، پیمانکار EPC ، تیم مهندس مشاور، نمایندگان سازندگان و تأمین کنندگان، پیمانکاران فرعی ساخت و نصب، تیم HSE، بازرس شخص ثالث، تیم راه اندازی و بهره بردار اصلی پروژه در این دسترسی بایستی مورد توجه قرار گیرند.
یک پیکره یا اجزای در کنار هم
مفهوم PMIS برای برخی این تصور را ایجاد مینماید که کلیه کارهای اطلاعاتی سازمان باید در یک نرم افزار متمرکز باشد. این ایده آل ترین حالت ممکن برای هر سامانه مدیریتی است. اما بنا به شکل و ماهیت و کسب و کار هر سازمان این حالت ایده ال رح نمیدهد.
- در حال حاضر در ایران کلیه اطلاعات مالی در سامانههای حسابداری (راهکاران، رایورز و ….) ثبت میشوند و ثبت مجدد اطلاعات آنها در هر سامانه دیگری نه با منطق مدیریتی همراستا میباشد و نه به هزینه ایجاد چنین راهکاری میارزد.
- نرم افزارهای Primavera & MSP برای زمانبندی پروژه استفاده میشوند
- مدیریت منابع انسانی از دستگاه حضور و غیاب و ثبت اثر انگشت کارکنان برای مستندسازی تایم شیت و محاسبه حقوق و دستمزد استفده مینماید
- مدیریت پشتیبانی از نرم افزارهای انبار (راهکاران، رایورز و ….) بمنظور ثبت و نگهداری وضعیت دارایی و اموال و اجناس و کالاها استفاده مینمایند
- کلیه بخشها و نیز مدیریت اداری و روابط عمومی سازمان از سامانههای اتوماسیون اداری (چارگون، برید، راهکاران و ….) بمنظور مکاتبات و تبادل نامهها و ثبت جلسات استفاده مینمایند.
راهکار بهینه ایجاد API یا فصل مشترک انتقال اطلاعات مورد نیاز بین دو سامانه PMIS و سیستم حسابداری میباشد. همین موضوع برای اتوماسیون اداری، و … صدق مینماید. بنابراین سامانه PMIS بهینه سیستمی است که در کنار سامانههای دیگر موجود سازمان مستقر شده و از اطلاعات در حال تولید توسط آنها، استفاده مناسب در جهت اهداف سازمان و تصمیمات مدیریتی داشته باشد.
تنها ضمانت اجرایی برای این موضوع حمایت و اراده قوی مدیریت ارشد سازمان در جهت جاری سازی و اجرای دقیق و موثر برقراری ارتباط بین سامانههای موجود در سازمان است که رمز موفقیت و ضامن اجرای PMIS خواهد شد.
راهکار درون سازمانی یا پلتفرم آماده
نکته مهم دیگر در خصوص PMIS استفاده از راهکارهای آماده توسط شرکتهای نرم افزاری است. ریسک میزان تغییرات منطبق با نیاز سازمان در این گونه پلت فرمهای آماده بشدت مشکل زا و هزینه آفرین میباشد. موضوعی که بیشتر کارفرمایان و خریداران این سیستمها در ابتدا به آن توجه نمیکنند و در زمان استقرار به آن برخورد میکنند. یک رویکرد تولید درون سازمانی و مطابق با نیاز توسط واحدهای فنآوری اطلاعات و PMO در سازمان میباشد. این راهکار زمانی سودمند است که کلیه فرایندها توسط واحد PMO شناسایی شود و در درازمدت توسط تیم نرم افزاری درون سازمانی کدنویسی و پیاده سازی شود. این راهکار ریسکهای خاص خود را دارد و در خیلی از سازمانها این کار عملیاتی نمیگردد.
خروجیهای مورد انتظار
سامانههای PMIS میبایست توان ارائه خروجیهای متنوع بر اساس نیاز تیم پروژه را داشته باشند. این خروجیها عمدتاً عبارتند از :
- انواع گزارشات مدیریتی با فرمتهای از قبل تعیین شده
- انواع گزارشات مدیریتی با قابلیت طراحی فرمت مورد تقاضای مدیریت
- تبادل اطلاعاتی با سامانههای دیگر مدیریتی
- خروجی با فرمتهای Excel, PDF, Word
چند پرسش و پاسخ راجع به PMIS:
سؤال:
PMIS چگونه به بهبود عملکرد پروژه کمک میکند؟
جواب:
PMIS به بهبود عملکرد پروژه کمک میکند زیرا:
- اطلاعات و دادههای پروژه را در یک محل یکپارچه ذخیره و دسترسی آسان فراهم میکند.
- برنامهریزی، نظارت و کنترل پروژه را با استفاده از ابزارهای مناسب تسهیل میکند.
- گزارشگیری و تحلیل پروژه را با استفاده از شاخصهای عملکرد کلیدی (KPI) خودکار و دقیق میکند
- همکاری و ارتباط بین ذینفعان پروژه را با استفاده از قابلیتهای اشتراکگذاری و نظر دادن بهبود میبخشد.
سؤال:
PMIS با نرمافزار مدیریت پروژه (PMS) چه فرقی دارد؟
جواب:
PMIS با PMS فرق دارد زیرا:
- PMIS یک سامانه است که شامل چندین نرمافزار، برنامه، فرایند، استاندارد و روش برای جمعآوری، ذخیره، توزیع و استفاده از اطلاعات پروژه است
- PMS یک نرمافزار است که شامل چندین قابلیت، قسمت، قالب، الگو و الگوریتم برای برنامهریزی، نظارت، کنترل و تحویل پروژه است
- PMIS شامل PMS است ولی PMS شامل PMIS نیست
سؤال:
PMIS باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟
جواب:
PMIS باید چندین ویژگی داشته باشد تا بهصورت کارآمد عمل کند. برخی از ویژگیهای موردنظر عبارتاند از:
- قابلتغییر: قابل سفارش سازی باتوجهبه نوع، حجم، پیچیدگی و نقش پروژه
- قابلاعتماد: دقت، سرعت، حفاظت و بهروزرسانی منظم دادهها را تضمین میکند
- قابل همکاری: دسترسپذیر، قابل اشتراکگذاری، قابل نظر دادن و قابلتعامل با ذینفعان پروژه است
- قابلتحلیل: شامل KPIهای مناسب، فضای دادگان (dashboard)، گزارشهای خودکار و قابلیتهای تحلیلی پیشرفته.
در پستهای بعدی به این موضوع بیشتر خواهیم پرداخت.