در فاز تدارکات در پروژ] های EPC ، ما وقایع تاریخی مهمی را در پیش روی خود داریم و یکی از مهترین آنها جلسه بازرسی پیش از ساخت ، جلسه آغاز ساخت و مخففا PIM می باشد. این جلسه نیز مانند جلسه KOM می باشد و یک نقطه حساس در مسیر هر یکی از قراردادهای خرید PO می باشد.
اصولا در یک قرارداد خرید (Purchase Order) ما چند ذینفع مهم و کلیدی داریم:
- کارفرمای اصلی پروژه، Owner / Client/ Company
- پیمانکار EPC که در PO کارفرمای پروژه PO محصوب می شود EPC Contractor
- سازنده، تأمین کننده Vendor
- بازرس شخص ثالث Third Party Authority (Inspector)
- پیمانکار حمل و ترخیص Forwarder
هر یک از این ذینفعان به واسطه عوامل و اعضای تیم خود در روند اجرا و پیشبرد یک PO نقش آفرین هستند. بیایید بر اساس این نقش آفرینی جلسه مهم PIM را آنالیز کنیم.
مسائل مهم قبل جلسه
پس از انعقاد قرارداد PO ، و در جلسه KOM آن خرید، مدارک و مستندات متعددی دستگردان و تحویل وندور می شود. مهمترین بخش این مدارک مستندات و نقشهه ای مهندسی و طراحی هستند. وندور پس از دریافت این مدارک طبق برنامه زمانبندی می بایست نسبت به صحه گذاری Endorsement آنها اقدام نماید . در برخی از این قراردادها مهندسی بر عهده وندور می باشد بعبارتی قرارداد بصورت EPC به وندور برای آن تجهیز واگذار می گردد. بنابراین طبق برنامه زمانبندی پس از صحه گذاری مدارک یا تولید مدارک مهندسی و رسیدن مدارک به مرحله Approved یا Approved as Note امکان استفاده از این مدارک برای ساخت وجود خواهد داشت.
نکته بعدی در این خصوص تأمین مواد خام ساخت می باشد. وندور پس از سفارش گذاری بر اساس لیست مورد تأیید Sub-Order Vendor و ارائه گواهینامه های مواد خام و رسیدن تأمین کالا به مرحله ۷۰ درصد تأمین، امکان شروع ساخت با این مواد خام وجود خواهد داشت.
موضوع مهم دیگر مدارک و مستنداتی است که در راستای قرارداد می باید توسط پیمانکار EPC ابلاغ گردد و یا طبق تعهدات قراردادی توسط وندور تهیه و به تأیید رسانده شود. این مدارک و مستندات عبارتند از :
- دستورالعمل هماهنگی Coordination Procedure
- دستورالعمل کدگذاری و شماره دهی مدارک Coding & Numbering Procedure
- دستورالعمل تدارکات Procurement Procedure
- دستورالعمل Vendor Document Handling
- دستورالعمل کیفیت Quality Control Procedure
- دستورالعمل کنترل کیفی شاپ سازنده Vendor Shop Quality Control Procedure
- دستوزالعمل بازرسی و تست Inspection & Test Plan
- دستورالعمل صدور گزارش مغایرت Non-Conformance Report – NCR
- دستورالعمل نشانه گذاری (Marking) و بسته بندی(Packing)
- دستورالعمل بارگیری و حمل Shipping Instruction
- دستورالعمل های جوشکاری و تست های غیر مخرب Welding & NDT Procedure (درصورتیکه عملیات جوشکاری در ساخت تجهیزات مورد نیاز باشد)
- دستورالعمل رنگ و پوشش Painting Procedure
- دستورالعمل مستندسازی نهایی مدارک وندور Final Vendor Data Book
- ……
زمان برگزاری جلسه PIM
دقیقا در زمانی که :
- مدارک مهندسی و طراحی به مرحله Approved یا Approved as Note رسیده باشد
- مدارک و گواهینامه های مواد خام Mill Test Certificate-MTC به تأیید بازرس مقیم برسد
- مدارک و مستندات ساخت به تأیید رسیده باشد
در این مرحله سازنده با استفاده از فرم PIM Notification درخواست برگزاری جلسه آغاز ساخت را صادر می نماید. مخاطب این فرم در سازمان پیمانکار EPC کارشناس تسریع بخشی Expeditor می باشد . پس از دریافت این فرم و اطلاع رسانی به کلیه عوامل و ذینفعان فوق الذکر ، زما برگزاری جلسه با هماهنگی وندور تعیین و اطلاع رسانی می شود.
دستورجلسه PIM
- معرفی نمایندگان طرفین (کارفرمای اصلی / پیمانکار EPC / وندور/ بازرس شخص ثالث) (با ذکر مشخصات آدرس پستی و الکترونیکی، شماره های تماس، سمت)
- مشخص نمودن کانالهای ارتباطی بین شرکتها (جهت مکاتبات یا ارسال گزارشات و مدارک)
- بازبینی الزامات سفارش خرید (Purchase Order)
- بررسی سازمان کنترل کیفیت سازنده
- بازبینی وضعیت تایید مدارک و نقشه های سازنده
- بازبینی WPS و PQR (در صورت نیاز)
- بازبینی و بررسی صلاحیت جوشکاران
- نهایی نمودن ITP سازنده (تعیین نقاط Witness & Hold)
- بازبینی برنامه زمانبندی ساخت و بازرسی
- بازبینی لیست سازندگان فرعی به همراه حوزه کاری آنها و وضعیت سفارشات
- شفاف سازی الزامات کدها ، استانداردها ، مشخصات و الزامات فنی
- بررسی طرح کنترل کیفی سازنده (Quality Control Plan:QCP) و دستورالعمل آن
- بازبینی دستورالعمل اعلام بازرسی (Inspection Notification)
- بازبینی دستورالعمل صدور گزارش مغایرت (Non-Conformance Report: NCR) /گزارش رفع و اصلاح مغایرت (Remedy Procedure)/گزارش ترخیص (Release) یا رد کالا
- شفاف سازی الزامات آماده سازی سطوح و رنگ و پوشش
- بازبینی دستورالعمل نشانه گذاری (Marking) و بسته بندی(Packing)
- بازدید از کارگاه (Shop Tour)
شرکت کنندگان در جلسه PIM
در این جلسه از هر یک از سازمانهای ذینفع نفراتی در جلسه حضور خواهند داشت. این لیست شامل و نه محدود به اسامی ذیل خواهد بود.
کارفرما
- مجری طرح (در صورت نیاز و بر اساس سطح اهمیت)
- مدیر کنترل کیفیت QA/QC Manager بهمراه کارشناسان
- مدیر تدارکات بهمراه کارشناسان خرید
پیمانکار EPC
- مدیر پروژه
- مدیر کنترل کیفیت QA/QC Manager بهمراه کارشناسان و بازرس مقیم در محل کارخانه
- مدیر تدارکات بهمراه کارشناسان خرید
- مدیر تسریع بخشی بهمراه کارشناس Expeditor تحصیص یافته به این سفارش خرید
- مدیر لجستیک بهمراه کارشناسان
بازرس شخص ثالث
- مدیر بازرسی فنی
- کارشناسان بازرسی فنی
سازنده
- مدیر پروژه
- مدیر کارخانه
- مدیر کنترل کیفیت QA/QC Manager بهمراه کارشناسان
- مدیر تدارکات بهمراه کارشناسان خرید
جلسه PIM یک جلسه چالشی و پر از مباحث متنوع می باشد. این جلسه تعیین کننده بسیاری از مسائل و موضوعات در حین ساخت می باشد. پس از برگزاری این جلسه به صورت رسمی عملیات ساخت تجهیزات موضوع قرارداد خرید آغاز خواهد شد . وندور می بایست طبق برنامه زمانبندی نسبت به ساخت و بازرسی و تست های مورد نیاز و در انتها حمل (در صورت تعهد) اقدام نماید.